Hoe je jongeren motiveert om zich als vrijwilliger in te spannen? Maak ze onderdeel van het feest! Met dat uitgangspunt weet de organisatie van het muziekfestival Haltpop in Assendelft zich elk jaar weer verzekerd van de inzet van een vaste, gemotiveerde ploeg van zeker vijftig relatief jonge vrijwilligers. ‘Ze komen af op de vriendschappelijke onderlinge omgang.’
Een klassiek voorbeeld van hoe je met elkaar de mooiste dingen kunt neerzetten, iets negatiefs kunt ombuigen naar iets positiefs, blijkt uit het verhaal van Haltpop. Het muziekfestival zag elf jaar geleden het licht na een taakstraf die Bureau Halt een groep Assendelftse vrienden had opgelegd. Het stel had uit verveling een ruit ingegooid en kreeg de opdracht iets te organiseren waarmee er voor de jeugd wél iets te doen zou zijn in hun dorp.
‘Haltpop is inmiddels een festival met de uitstraling van een poppodium,’ vertelt Pim Laan, bestuursvoorzitter en een van de organisatoren van het festival. ‘Het geeft lokaal talent de kans om voor een groot publiek op te treden tussen bands van enige naam op nationaal niveau.’ De laatste editie trok zo’n duizend bezoekers. En dat vraagt van de vrienden een professionaliseringsslag, bijvoorbeeld als het gaat om het waarborgen van de veiligheid.
‘Met Haltpop willen we iets laten zien, iets zijn, een festival waar je komt voor de muziek, en voor de relaxte sfeer. Die sfeer willen we bewaken.’ Volgens Pim staat die typisch festivalsfeer vaak haaks op de klassieke vorm van beveiliging op veel evenementen, waarbij beveiligers met de armen over elkaar de ingang bewaken. ‘Die autoritaire manier van beveiligen is onder bezoekers vaak een bron van irritatie.’
Ideale festivalbezoeker
De oplossing hebben Pim en zijn vrienden gevonden in sfeerbeheer, een concept van de Vlaamse Clay Vervaene, die hem in eerste instantie bedacht voor de Gentse Feesten. ‘Sfeerbeheer gaat uit niet uit van beveiligers, maar van een aantal daarvoor getrainde vrijwilligers die zich gedragen als de ideale festivalbezoeker.’ Met voorbeeldgedrag en een amicale houding voorkomen ze dat eventuele spanningen voor uit de hand lopen.
Vrijwilligers vormen een hechte vriendengroep.
‘We verdelen het festivalterrein in tien zones en elke zone heeft een sfeerbeheerder. Die houdt in de gaten: wie zijn de mensen op mijn plek, wat doen ze, zijn ze geïrriteerd, sluiten ze aan op het geheel, voelen ze zich erbij betrokken?’ Door bij het podium te dansen om het publiek mee te krijgen, bezoekers met een geintje te wijzen op het afval dat ze laten achterlaten, ze bij vermeende spanningen een consumptie aan te bieden en een praatje aan te knopen, creëren de vrijwilligers de ideale sfeer waarin het inderdaad relaxt blijft. ‘Je wordt vrienden met je bezoekers en houdt ze tevreden. Zijn ze allemaal tevreden, dan is beheersbaarheid een eitje.’
Overigens is het zijn van de ideale bezoeker maar één van de onderdelen van sfeerbeheer, benadrukt Pim. ‘Het is ook en vooral de situatie op het gebied van veiligheid nauwlettend in de gaten houden.’
De aanpak is helemaal in de geest van Haltpop. De oorspronkelijke vriendengroep – inmiddels een vaste ploeg van negen man – kan elk jaar weer rekenen op een hechte groep van zo’n vijftig vrijwilligers variërend in leeftijd van zestien tot doorgaans tegen de dertig jaar oud. Ieder jaar sluiten zich weer nieuwe vrijwilligers aan die afkomen op de vriendschappelijke onderlinge omgang.
Toegankelijke groep
‘We zijn gewoon een stel leuke, toegankelijke mensen die je opnemen in hun groep. Die toegankelijkheid maakt het leuk om eraan mee te doen. Behalve dat mensen een of twee shifts draaien, hebben ze toegang tot het feest en krijgen daarbij enkele consumpties, een festivalshirt en toegang tot de vrijwilligersfeesten. Natuurlijk moet er keihard worden gewerkt, mensen moeten echt van aanpakken weten. En dat doen ze, omdat ze ook weten dat ze onderdeel van het feest zijn.’
Ook om die reden betrekt Pim de vrijwilligers die tijdens de elfde editie als sfeerbeheerder aan de slag gaan, bij het gehele proces. ‘We gaan met elkaar naar trainingen, kijken mee tijdens de Gentse Feesten, doen op andere festivals ervaring op en maken met elkaar een plan voor de veiligheid. Iedereen weet wat er moet gebeuren en voelt zich maximaal betrokken.’
Professionalisering heeft ook zijn financiële uitdagingen. ‘Ons ideaal is om zelfvoorzienend te worden,’ zegt Pim. ‘En daar werken we ook naartoe, bijvoorbeeld door zelf onze bar te exploiteren.’ Naast de inkomsten uit de entree, de bar en de gemeente heeft Haltpop ook sponsoren. ‘De belangrijkste daarvan is stichting Raaz, een organisatie die ons zowel financieel als op organisatorisch vlak ondersteunt.’ Dat Haltpop uiteindelijk op eigen benen zal staan, daar twijfelt Pim niet aan. ‘Alleen heeft dat tijd nodig.’
Hoe je jongeren triggert om vrijwilliger te worden? Drie tips van Pim!
– Wees open naar je vrijwilligers
– Betrek ze bij het hele proces
– Zorg dat er genoeg tegenover hun inzet staat
Haltpop is dit jaar op zondag 17 juli. Meer over informatie vind je
op de site van Haltpop.